¿Cómo dar acceso a un nuevo usuario en Google Analytics?
Google Analytics es esa herramienta de la que no podemos parar de hablar, ¿verdad? Ahora que se avecinan tantos cambios, nos centraremos en este post en cómo dar acceso a nuevos usuarios y gestionar sus roles ¡Empezamos!
Acceso a nuevos usuarios
Lo primero que tienes que saber es que tanto Universal Analytics como Google Analytics 4, la nueva versión, se estructuran en torno a niveles de profundidad. Cada nivel nos permite elegir diferentes ajustes. Es importante que conozcas los niveles, para que puedas elegir qué permisos quieres darle un nuevo usuario.
Universal Analytics
En Universal Analytics nos encontramos con la Cuenta en un primer nivel, que engloba al segundo nivel Propiedad y al tercer nivel de Vista. Dependiendo de nuestras necesidades, y de cómo queramos ver los datos, tendremos una vista o varias. Este sería el esquema de la estructura: Cuenta > Propiedad > Vista.
¿Qué quiere decir esto? Que cuando queremos dar acceso a un nuevo usuario en Google Analytics, si le damos acceso a nivel de Cuenta, tendrá acceso a toda la información de la Propiedad y Vistas. Sin embargo, si solo queremos que vea los datos de una Vista en concreto, podemos darle solo acceso a aquella información.
Dar acceso a usuarios en Universal Analytics en distintos niveles
(Fuente: Semmantica)
Google Analytics 4
En Google Analytics 4, la estructura cambia un tanto. Te recomendamos que visites nuestros post sobre este tema, para que ahondes en las diferencias entre Universal Analytics y el nuevo Google Analytics 4. Te adelantamos que seguimos manteniendo el concepto de Cuenta y de Propiedad, pero desaparecen las Vistas.
Si das permiso a un usuario a nivel de Cuenta, tendrá acceso a tu Propiedad/es, o si lo prefieres dale acceso sólo a la Propiedad. Solo tendrás que seguir los pasos que explicamos a continuación, y elegir el permiso del usuario.
Acceso a usuarios en Google Analytics 4
(Fuente Semmantica)
Pasos para conceder accesos
Una vez aclarado este tema, toca ponernos manos a la obra. Sigue los siguientes pasos para conceder accesos. Es el mismo procedimiento en cualquiera de los niveles:
1. Dirígete a tu cuenta de Analytics y ve al nivel al quieras darle acceso al nuevo usuario
2. Haz clic sobre el botón “Gestión de accesos”
3. Añade el e-mail del usuario al que estás concediendo acceso. Recuerda que debe ser una cuenta de Gmail
4. Te recomendamos que selecciones la opción de “Notificar a usuario por correo electrónico” para que le llegue una notificación
5. Gestiona los permisos del nuevo usuario
6. Haz clic en “Añadir”
Recuerda que siempre podrás eliminar el acceso a cualquier nivel, o cambiar los permisos de los usuarios ¡Tú tienes el control!
Gestionar permisos de usuario
Ahora que ya sabes cómo dar accesos, hablemos de los permisos de usuario. Son los roles que tendrán esos nuevos usuarios, y determinan qué podrán hacer y qué no.
1. Administrador: El rol que tiene el control total de la Cuenta de Analytics. Habitualmente es el responsable de añadir y quitar usuarios y dar permisos.
2. Editor: Tiene control de configuración sobre la Propiedad, pero no puede gestionar usuarios
3. Analista: Es como un editor con menos permisos, sólo algunos como: modelos de atribución, segmentos de conversión, informes personalizados y paneles
4. Lector: Es un rol de consulta de informes y por tanto nuestra recomendación cuando damos acceso a alguien que solo necesita ver algo muy concreto, o no sabe cómo trabajar los datos.